Prokrastination bei der Arbeit: warum Zeitmanagement nicht die Lösung ist

Prokrastination bei der Arbeit ist vor allem eine Reaktion darauf, wie sich Aufgaben anfühlen. Adam Grant, Psychologe an der Wharton School, der Arbeitsmotivation und Arbeitsgestaltung erforscht (Shin & Grant, 2021), bringt es in einem Satz auf den Punkt: „Prokrastination ist kein Zeitmanagement-Problem. Es ist ein Problem im Umgang mit Gefühlen“ (Grant, 2025). Die Forschung zum Arbeitsplatz verweist auf Langeweile, unklare Aufgaben, wenig Autonomie und Stress. Die Hebel für HR und Führungskräfte sind also, wie Arbeit gestaltet und gebrieft wird und ob Menschen lernen, anzufangen, wenn sich eine Aufgabe schlecht anfühlt, mehr als jedes Zeitmanagement-Training.

Lohnt es sich, gegen Prokrastination bei der Arbeit vorzugehen?

Ja, auch wenn sich die Begründung darauf stützt, wie häufig sie ist und was mit ihr einhergeht, nicht auf eine Kostenzahl. Schätzungsweise 15–20 % der Erwachsenen prokrastinieren chronisch (Steel, 2007). In einer aktuellen Metaanalyse war chronische Prokrastination mit schlechterer selbst eingeschätzter Gesundheit verbunden, teilweise über Stress (Sirois & Monaghan, 2026). In einem südkoreanischen Möbelunternehmen bewerteten Vorgesetzte die Leistung von Beschäftigten umso schlechter, je mehr diese angaben zu prokrastinieren (Shin & Grant, 2021), und in einer großen Befragung von Brenda Nguyen, Piers Steel und Joseph Ferrari ging mehr Prokrastination mit niedrigeren Gehältern, kürzerer Beschäftigungsdauer und mehr Arbeitslosigkeit oder Unterbeschäftigung einher (Nguyen, Steel & Ferrari, 2013). All das sind Zusammenhänge, keine Beweise für eine Ursache.

Für eine Business-Case-Begründung sind zwei Lücken wichtig. Es gibt keine glaubwürdige Kostenzahl pro Beschäftigtem: Die Zahlen, die kursieren, stammen meist aus älteren Schätzungen zu privaten Tätigkeiten und Internetnutzung bei der Arbeit, nicht aus direkt gemessener Prokrastination (Metin et al., 2016). Und die Belege dazu, was hilft, stammen überwiegend von Studierenden; von den unten genannten Studien war die mit berufstätigen Erwachsenen klein.

Sieh es also als etwas, das sich zu testen lohnt, nicht als nachgewiesene Einsparung. Schätze den Umfang mit dem ab, was du ohnehin erfasst, etwa ins Stocken geratene Projekte, verpasste Fristen und Fragen aus Mitarbeiterbefragungen zu Arbeitsmenge oder Klarheit. Handle dann mit geringem Risiko: Führ ein kleines Pilotprojekt mit einem Team durch und beurteile es nach der Teilnahme und danach, wie sich die eigenen Check-in-Bewertungen der Menschen verändern, die ein anonymes Dashboard als Gesamtzahlen ausweisen kann.

Warum prokrastinieren Beschäftigte bei der Arbeit?

Piers Steels Übersichtsarbeit von 2007 fand, dass die Unangenehmheit einer Aufgabe und die Zeit, bis sie sich auszahlt, zu den starken, beständigen Prädiktoren von Prokrastination gehören (Steel, 2007). Beides sind Merkmale der Aufgabe, und eine Organisation gestaltet ihre Aufgaben.

Fuschia Sirois, Psychologin an der Durham University, die Prokrastination erforscht, nennt manche Aufgaben „prokrastinationsfördernd“: „Aufgaben, die dir keine Autonomie geben, denen Struktur fehlt und die mehrdeutig sind“ (WorkLife, 2020). In einem anderen Podcast wurde sie konkret, was Büros angeht: „Das ist eine Hauptquelle von Prokrastination am Arbeitsplatz, die Mehrdeutigkeit von Aufgaben.“ Menschen Anweisungen selbst herausfinden zu lassen, fügte sie hinzu, ist „ein Rezept für Prokrastination“ (Your Parenting Mojo, 2022).

Langeweile ist das andere starke Signal. Forschende der Universität Utrecht, die die Procrastination at Work Scale entwickelt haben, teilen Prokrastination am Arbeitsplatz in Soldiering (Arbeit offline vermeiden durch lange Pausen, Plaudern oder Tagträumen) und Cyberslacking (private Internetnutzung während der Arbeitszeit). In Befragungen von Büroangestellten in den Niederlanden und der Türkei hing Prokrastination bei der Arbeit stark mit Langeweile zusammen, und weniger Arbeitsressourcen wie Autonomie und Lernmöglichkeiten gingen mit mehr Langeweile einher (Metin, Taris & Peeters, 2016). Wenn jemand bei der Arbeit keine Motivation zu haben scheint, prüf die Ressourcen der Stelle, bevor du die Person prüfst. Die Befragung von Nguyen, Steel und Ferrari weist in dieselbe Richtung: Menschen, die mehr prokrastinierten, hatten eher Stellen mit weniger intrinsisch lohnenden Eigenschaften, mit einiger Unterstützung für die Annahme, dass Stellen Prokrastination begünstigen können.

Stress kommt hinzu. Sirois argumentiert, dass stressige Phasen das Risiko für Prokrastination erhöhen, weil sie die Ressourcen aufbrauchen, mit denen Menschen unangenehme Aufgaben bewältigen; Ablenkungen geben der Prokrastination in ihrer Darstellung eine Gelegenheit, sind aber nicht ihre Kernursache. Sie folgert, dass „die Schuld an der Prokrastination nicht allein oder immer beim Einzelnen liegt“ (Sirois, 2023).

Wie können Führungskräfte Menschen helfen, die prokrastinieren?

Wenn die Verzögerungen einer Person mit einer anhaltend gedrückten Stimmung einhergehen oder ihre Arbeit oder ihre Beziehungen ernsthaft beeinträchtigen, schlag eine Ärztin, einen Arzt oder eine Beratungsstelle vor und überlass jede Einordnung den Fachleuten. Beschäftigte, die sich um die persönliche Seite kümmern wollen, können wie du mit dem Prokrastinieren aufhörst lesen.

Reicht ein Zeitmanagement-Training?

Für sich allein wahrscheinlich nicht. Sirois hat gesagt, dass die Belege für Zeitmanagement-Strategien gegen Prokrastination bestenfalls gemischt sind und nicht anhalten (Deep Dive, 2023). Die Utrechter Forschenden nennen Zeitmanagement-Training durchaus als eine Option, neben Job Crafting, um die Arbeit weniger langweilig zu machen.

Die Belege dazu, was wirklich wirkt, sind dünn und stammen überwiegend von Studierenden. In einer großen präregistrierten Studie mit schwedischen Studierenden machte eine einzelne Sitzung mit Rückmeldung und Ratschlägen auf einer Website zwei Monate später keinen messbaren Unterschied; Studierende, die fanden, es habe nicht geholfen, sagten, dass sie ohne fortlaufende Unterstützung Mühe hatten, zu handeln (Åsberg et al., 2024). In einer kleinen Studie mit Erwachsenen, die meisten davon berufstätig, verringerten etwa zehn Minuten tägliche Übung über zwei Wochen darin, die unangenehmen Gefühle rund um eine Aufgabe auszuhalten und zu verändern, die selbst berichtete Prokrastination, wenn auch mit kleinem Effekt (Eckert et al., 2016). Eine Antwort am Arbeitsplatz braucht deshalb besser gestaltete Aufgaben und zugleich Beschäftigte, die wissen, wie sie anfangen, wenn sich eine Aufgabe trotzdem schlecht anfühlt. Programme wie das 1h Protocol gegen Prokrastination arbeiten am Zweiten.

Solltest du Websites und Handys sperren?

Das ist ein schwacher Ausgangspunkt. In der Studie zur Procrastination at Work Scale in sieben Ländern ging Soldiering mit geringerem Engagement und geringerer Aufgabenleistung einher, während Cyberslacking mit keinem von beiden zusammenhing (Metin et al., 2020). Eine präregistrierte Metaanalyse fand einen kleinen Effekt der bloßen Anwesenheit eines Handys, auf das Arbeitsgedächtnis, und keinen verlässlichen Effekt auf andere geistige Funktionen (Parry, 2024). Menschen dabei zu helfen, ihre eigenen Versuchungen aus dem Blickfeld zu räumen, ist besser belegt, zumindest in zwei Studien mit Studierenden (Duckworth et al., 2018), und geschützte Fokuszeit, mit Benachrichtigungen, die die Beschäftigten selbst ausschalten, folgt derselben Logik.

Wo ein Programm hineinpasst

Das 1h Protocol gegen Prokrastination dauert etwa eine Stunde, ist um eine Aufgabe herum gebaut, die die oder der Beschäftigte immer wieder aufschiebt, und endet mit einem persönlichen Protokoll, gefolgt von vier kurzen Check-ins über 30 Tage. Unternehmen kaufen Programm-Credits, ein Credit pro Programm, und das Team von 1h Protocols arbeitet mit HR zusammen, um die Programme auszuwählen, den Start vorzubereiten und Teilnahme und anonyme Ergebnisse auszuwerten. Dein Dashboard zeigt nur anonyme Gesamtzahlen, für Gruppen von fünf oder mehr Personen, niemals die Programme, Antworten oder das Protokoll einer einzelnen Person. Beurteile es wie jede neue Unterstützung, zuerst in einem kleinen Pilotprojekt: Um eines mit einem einzelnen Team zu planen, fordere ein Angebot an.

Häufig gestellte Fragen

Warum prokrastinieren Beschäftigte?

Vor allem wegen dessen, wie sich Aufgaben anfühlen. Die Forschung bringt Prokrastination bei der Arbeit mit Langeweile, mehrdeutigen oder unstrukturierten Aufgaben, wenig Autonomie und Stress in Verbindung, und Piers Steels Metaanalyse fand die Unangenehmheit einer Aufgabe und einen fernen Nutzen unter den starken, beständigen Prädiktoren. Fuschia Sirois beschreibt Prokrastination als Vermeiden der negativen Gefühle, die eine Aufgabe auslöst.

Wie viel kostet Prokrastination Arbeitgeber?

Es gibt keine glaubwürdige Zahl pro Beschäftigtem. Die Forschung zeigt stattdessen Zusammenhänge: In einer großen Befragung ging mehr Prokrastination mit niedrigeren Gehältern und kürzerer Beschäftigungsdauer einher, und in einem südkoreanischen Unternehmen wurde die Leistung von Beschäftigten, die mehr prokrastinierten, schlechter bewertet. Schätzungsweise 15–20 % der Erwachsenen prokrastinieren chronisch.

Reicht ein Zeitmanagement-Training?

Für sich allein wahrscheinlich nicht. Fuschia Sirois beschreibt die Belege für Zeitmanagement-Strategien gegen Prokrastination als bestenfalls gemischt und kurzlebig. In Studien machte eine einzelne Beratungssitzung keinen messbaren Unterschied, während zwei Wochen kurzer täglicher Übung im Umgang mit unangenehmen Gefühlen einen kleinen Effekt hatten.

Wie können Führungskräfte Menschen helfen, die prokrastinieren?

Aufgaben so briefen, dass niemand raten muss, und den ersten konkreten Schritt mit einer Uhrzeit vereinbaren. Fragen, was eine ins Stocken geratene Aufgabe unangenehm macht, mehr Autonomie geben, wo die Rolle es zulässt, und auf Ausrutscher reagieren, indem man den nächsten Anfang fest einplant.

Hilft Prokrastination jemals der Kreativität?

Ein wenig Verzögerung kann das. In den Experimenten von Jihae Shin und Adam Grant führte eine mäßige Verzögerung bei einer Ideenaufgabe zu kreativeren Ideen als eine geringe oder hohe Verzögerung, und in einem südkoreanischen Unternehmen erhielten mäßige Prokrastinierer höhere Kreativitätsbewertungen, wenn sie motiviert waren oder ihre Stelle Kreativität verlangte. Mehr Prokrastination ging auch mit einer schlechter bewerteten Leistung einher, der Nutzen beschränkt sich also auf Ideenarbeit.

Quellen

• Grant, A. (2025). Procrastination is not a time management problem. LinkedIn (Social-Media-Beitrag)
• Steel, P. (2007). The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review. Psychological Bulletin (Metaanalyse und Übersichtsarbeit)
• WorkLife with Adam Grant: The real reason you procrastinate (2020) (Podcastfolge mit Fuschia Sirois, TED)
• Your Parenting Mojo 170: How to stop procrastinating with Dr. Fuschia Sirois (2022) (Podcastfolge)
• Metin, U. B., Taris, T. W., & Peeters, M. C. W. (2016). Measuring procrastination at work and its associated workplace aspects. Personality and Individual Differences (Skalenentwicklung und Befragungsstudie, 443 Büroangestellte, Niederlande und Türkei)
• Metin, U. B., et al. (2020). Validation of the Procrastination at Work Scale. European Journal of Psychological Assessment (Befragungsstudie, 1.028 Büroangestellte in sieben Ländern)
• Nguyen, B., Steel, P., & Ferrari, J. R. (2013). Procrastination's impact in the workplace and the workplace's impact on procrastination. International Journal of Selection and Assessment (Befragungsstudie, 22.053 Personen)
• Sirois, F. M. (2023). Procrastination and stress: A conceptual review of why context matters. International Journal of Environmental Research and Public Health (konzeptueller Übersichtsartikel)
• Shin, J., & Grant, A. M. (2021). When putting work off pays off: The curvilinear relationship between procrastination and creativity. Academy of Management Journal (zwei Experimente und eine Feldstudie)
• Sirois, F. M., & Monaghan, C. (2026). Procrastination, stress, and self-rated health: A multi-sample meta-analysis. British Journal of Health Psychology (Metaanalyse von 36 Stichproben, 8.603 Personen)
• Deep Dive with Ali Abdaal: Professor Fuschia M. Sirois, the procrastination trap (2023) (Podcastfolge)
• Åsberg, K., Löf, M., & Bendtsen, M. (2024). Effects of a single session low-threshold digital intervention for procrastination behaviors among university students (Focus). Internet Interventions (präregistrierte randomisierte kontrollierte Studie, 2.209 Studierende)
• Eckert, M., et al. (2016). Overcome procrastination: Enhancing emotion regulation skills reduce procrastination. Learning and Individual Differences (enthält eine randomisierte kontrollierte Studie mit 83 Erwachsenen)
• Duckworth, A. L., Milkman, K. L., & Laibson, D. (2018). Beyond willpower: Strategies for reducing failures of self-control. Psychological Science in the Public Interest (integrative Übersichtsarbeit)
• Parry, D. A. (2024). Does the mere presence of a smartphone impact cognitive performance? A meta-analysis of the "brain drain effect." Media Psychology (präregistrierte Metaanalyse, 56 Studien)
• Gollwitzer, P. M., & Sheeran, P. (2006). Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes. Advances in Experimental Social Psychology (Metaanalyse von 94 Tests)
• Wohl, M. J. A., Pychyl, T. A., & Bennett, S. H. (2010). I forgive myself, now I can study. Personality and Individual Differences (prospektive Studie, 119 Erstsemester)