Come dire di no al lavoro quando sei già sovraccarico

Per dire di no al lavoro quando sei già sovraccarico, negozia il cambiamento invece di ridurre in silenzio. Per una nuova richiesta, fai una pausa e offri un quando: «Adesso no. Posso farlo giovedì.» Per il carico che porti ogni settimana, solleva una richiesta precisa con la persona che la decide, porta tre idee su che cosa potrebbe aspettare, essere spostato, essere lasciato o essere ridotto, e concorda una data per riparlarne. Nessuno può promettere un sì, ma una proposta è più facile da accettare di una lamentela.

Sei in buona compagnia. In un sondaggio YouGov del 2019 su 2.000 adulti occupati in Gran Bretagna per Acas, il servizio di consulenza britannico sul lavoro, il carico di lavoro era la causa di stress al lavoro citata più spesso (60%). Eppure meno della metà (43%) diceva che ne avrebbe parlato con il proprio responsabile se si fosse sentita stressata al lavoro, anche se il 72% considerava riconoscere e affrontare lo stress parte del ruolo di un responsabile (Acas, 2019).

Una parola sull’ambito. Questo articolo riguarda lo stress di tutti i giorni che nasce dal carico del lavoro, della casa e del prendersi cura degli altri. Con le parole dell’1h Protocol per Gestire lo Stress Quotidiano: «È un programma di benessere sullo stress di tutti i giorni, quello che nasce dal carico che porti al lavoro, a casa e nel prenderti cura degli altri. Non è assistenza sanitaria. Non dà consigli medici e non diagnostica né cura nulla. Non è pensato per burnout, disturbi d’ansia, depressione o traumi.»

Perché il sì arriva così facilmente

1. Un sì per più avanti sembra gratis

Una richiesta arriva a metà giornata, e la risposta veloce è sì. Il sì sembra gratis perché il costo arriva dopo. In una serie di esperimenti, le persone si aspettavano di avere in futuro più tempo libero di quanto ne avessero adesso, più per il tempo che per il denaro (Zauberman and Lynch, 2005). Così «la settimana prossima» sembra sempre più spaziosa di quanto sarà, e si riempie.

La pressione peggiora le cose. In uno studio di laboratorio, le persone sotto stress ricorrevano all’abitudine più di quelle non stressate (Schwabe and Wolf, 2009). Leggerlo come «il sì è l’abitudine» è un passo del programma stesso, un punto di partenza.

2. Le richieste in più ricadono su poche persone

Rob Cross, Reb Rebele e Adam Grant hanno studiato quello che chiamano sovraccarico collaborativo: richieste di contributi, consigli, accessi e riunioni. Nelle aziende che hanno studiato, una piccola parte dei dipendenti finiva per fornire una grande parte dell’aiuto in più, e proprio queste persone erano le più a rischio di esserne sommerse (Harvard Business Review, 2016). Il loro consiglio a chi guida è mostrare a chi aiuta di più come filtrare le richieste e dare loro una priorità, e dare loro «il permesso di dire di no (o di dedicare solo metà del tempo richiesto)». Se sei la persona a cui tutti chiedono, chiedi quel permesso ad alta voce.

Perché mettere in ordine con più impegno non basta

3. Quando il carico lo decidono gli altri, è un problema di Hands

Il programma sullo stress guarda ogni giornata carica in tre parti: il Load (quanto è aperto insieme), le Hands (di chi è, e chi lo condivide) e il Refill (pause, una fine della giornata, le basi). Dire di no appartiene alle Hands. Il suo schema è The Out-of-Your-Hands Load: sono gli altri a decidere che cosa ti arriva, e quando. Puoi mettere in ordine la tua lista con cura e perdere comunque la giornata.

L’imprevedibilità aggiunge un peso suo. In un’ampia indagine statunitense su lavoratori a ore del settore dei servizi, orari instabili e imprevedibili erano legati a disagio psicologico, sonno scarso e infelicità, molto più fortemente della paga bassa (Schneider and Harknett, 2019). È un’indagine, quindi mostra un legame, non una causa. L’elenco di Robert Sapolsky su ciò che rende la pressione più pesante, di cui parla la nostra guida su come gestire lo stress, comincia con le stesse due cose: nessun controllo e nessuna prevedibilità.

4. Fare di meno in silenzio non cambia ciò che arriva

La scorciatoia allettante è ridurre senza dirlo. Uno studio in un impianto chimico ha seguito dei dipendenti che rimodellavano il proprio lavoro. Chi cercava più risorse, come supporto e feedback, le otteneva davvero. Chi cercava di ridurre le proprie richieste non vedeva alcun cambiamento nelle richieste (Tims, Bakker and Derks, 2013). Per questo nel programma sullo stress «lasciare» significa sempre detto apertamente o concordato. Il no deve essere sentito per cambiare qualcosa.

Di’ «adesso no», con un quando

5. Una pausa prima del sì

Per una nuova richiesta, la frase del programma è una breve pausa e un quando: «Adesso no. Posso farlo giovedì», indicando un giorno vero che vedi sulla tua lista. Oppure chiedi aiuto per farlo. È comunque un sì, solo con un quando detto ad alta voce. Se è difficile dirlo sul momento: «Controllo la mia lista e ti faccio sapere.»

Nessuno ha verificato questa frase precisa in uno studio clinico, quindi il programma la indica come punto di partenza. Si basa sui consigli pubblici, come le indicazioni della sanità pubblica del Québec, che suggeriscono di porre dei limiti, per esempio rifiutando un compito che non vuoi fare e che non è essenziale (Gouvernement du Québec, 2023), e sulla ricerca qui sopra.

Se ti prendi cura di qualcuno: quando ha bisogno di te adesso, non è un «adesso no». La frase è per le altre richieste (leggi lo stress di chi assiste un familiare).

6. Nomina la priorità dietro il no

Gennaro Romagnoli, che si occupa di psicologia in Italia e ha un ampio seguito su YouTube, descrive un no che nomina una priorità: non posso, perché ho già preso un impegno per qualcos’altro, e mantenere la parola data conta (PsiNel, 2024). Romagnoli precisa che questo non dice all’altra persona che la sua richiesta conta meno; ti mantiene coerente con quello che avevi già promesso. (Il video finisce con la promozione di un’app del canale stesso, che non consigliamo né linkiamo.)

Pedro Calabrez, che in Brasile si occupa di neuroscienze e insegna sul canale NeuroVox, tratta il dire di no come un’abilità da allenare, cominciando dove è più facile e salendo fino alle persone più vicine. Al lavoro, Calabrez suggerisce di dire, con cortesia, che non puoi perché hai molto da consegnare, e di ripeterlo con calma se la persona insiste (NeuroVox, 2021). Entrambi insegnano anche un no semplice, senza motivazioni; il programma ci tiene attaccato un quando o una proposta, che al lavoro tiene aperta la conversazione.

«Individua i progetti che possono essere rimandati, delegati, eliminati o ridimensionati.» Rebecca Knight

Solleva la questione del carico fisso, con una proposta

7. Fanne una proposta

Quando il problema non è una richiesta ma il carico settimanale, un «adesso no» non ci arriva. Solleva la questione con la persona che lo decide. Il consiglio di Rebecca Knight su Harvard Business Review è un buon copione (HBR, 2017):

• Parti da ciò che volete entrambi: «Comincia dichiarando gli obiettivi comuni dell’organizzazione, per assicurarti di essere sulla stessa lunghezza d’onda.»
• Di’ che cosa ostacola: «Sii il più specifico possibile.» Gli esempi di Knight: un incarico che richiede molta ricerca dispendiosa in termini di tempo, o un nuovo team da gestire che lascia meno tempo per il lavoro quotidiano.
• Porta delle opzioni: «Offri tre idee per affrontare il problema»: un compito fatto ogni trimestre invece che ogni mese, un collega che subentra, un aiuto in più assunto. Nomina che cosa potrebbe essere «rimandato, delegato, eliminato o ridimensionato».

Susan Ashford e James Detert, che hanno studiato come i dipendenti sollevano questioni con chi sta sopra di loro, aggiungono come impostarla: adatta la proposta a ciò che sta a cuore a chi decide, collegala alle sue priorità, scegli bene il momento e «suggerisci soluzioni, o almeno proponi modi per trovarne una» (HBR, 2015).

8. Sollevala presto, e concorda una data

L’Health and Safety Executive britannico dice ai lavoratori di parlarne presto con qualcuno, per esempio il proprio responsabile: «Se gliene parli il prima possibile, avrà la possibilità di aiutarti e di impedire che la situazione peggiori» (HSE). Le indicazioni di Acas per i responsabili suggeriscono di concordare un piano d’azione con il problema, la soluzione proposta, le azioni e «una data per rivedere il piano e vedere se ha raggiunto il suo scopo» (Acas, 2025).

La data di revisione trasforma un «vedrò che cosa posso fare» in qualcosa su cui tornerete entrambi. Un piano che continua a cambiare è una prova per la prossima richiesta: annota quando è cambiato, e con quanto preavviso. Il programma chiede quattro risposte brevi: a chi lo chiederesti, che cosa ostacola, fino a tre idee e la data per riparlarne. Come la frase «adesso no», questa conversazione precisa non è stata verificata in uno studio clinico; è ciò che consigliano le indicazioni pubbliche e chi scrive di management, quindi considerala un punto di partenza.

9. Se sollevare la questione sembra rischioso

Può esserlo. In uno studio su dipendenti e responsabili di una catena di ristoranti statunitense, i dipendenti parlavano di più con i responsabili aperti all’ascolto (Detert and Burris, 2007). Se il tuo non lo è, è una cosa che vale la pena sapere sul lavoro. L’HSE indica altre strade in Gran Bretagna: un rappresentante sindacale, un rappresentante dei lavoratori o le risorse umane. Se adesso non è il momento giusto, scrivi la richiesta con la sua data e scegli tu il momento.

Sappi che cosa dice il tuo paese

Non devi sollevare la questione a mani vuote. In diversi paesi la legge dice già qualcosa su ciò che ti arriva. Per quanto le abbiamo verificate:

• In Gran Bretagna, il tuo datore di lavoro ha l’obbligo di legge di valutare i rischi per la tua salute derivanti dallo stress al lavoro e di condividerne i risultati con te (HSE).
• In Francia, il tuo datore di lavoro deve valutare i rischi e proteggere la tua salute fisica e mentale, e questo include lo stress lavorativo (INRS).
• In Spagna, il tuo datore di lavoro deve valutare e prevenire i rischi sul lavoro, e l’istituto spagnolo per la sicurezza sul lavoro include tra questi il troppo lavoro (BOE; INSST).
• In Portogallo, il tuo datore di lavoro deve assicurarsi che i rischi psicosociali sul lavoro non danneggino la tua salute (Lei 102/2009).
• In Italia, il tuo datore di lavoro deve valutare e gestire lo stress lavoro-correlato come qualsiasi altro rischio (INAIL).
• In Germania, la valutazione dei rischi del tuo datore di lavoro deve comprendere il carico psicologico sul lavoro (ArbSchG § 5). Puoi anche comunicare per iscritto al tuo responsabile che il lavoro è più di quanto tu possa fare bene, con una Überlastungsanzeige. Michael Fuhlrott, che insegna diritto del lavoro all’università, consiglia di mantenerla oggettiva e specifica, e avverte che molti datori di lavoro non la accolgono bene e potrebbero considerare il dipendente meno resiliente (LTO Karriere, 2020). Non ti esonera dal lavoro.
• Per l’Irlanda e l’Australia non abbiamo ancora verificato le regole per i datori di lavoro. Gli altri paesi non sono trattati qui.

Queste sono la base minima. Puoi comunque chiedere più di quanto diano le regole: più preavviso, aiuto, un modo diverso o un rinvio. Per il lato serale di un lavoro sovraccarico, compreso il diritto alla disconnessione, leggi come rilassarsi dopo il lavoro.

Trasforma la tua richiesta in un piano

Per lavorare sul tuo carico, prova l’1h Protocol per Gestire lo Stress Quotidiano, un programma di educazione pratica per adulti dai 18 anni in su. Il primo capitolo, gratuito, trova il tuo schema di stress, tra cinque schemi o il Tune-up, con un primo passo da provare; per The Out-of-Your-Hands Load, è scrivere le tre richieste che decidono gli altri, e che cosa chiederesti. Il programma completo richiede circa un’ora. Mette il tuo carico su una pagina con un segno per ogni richiesta, mostra le regole del tuo paese dove sono trattate e ti aiuta a scrivere una bozza della tua richiesta con una data di revisione che finisce nel tuo file di calendario. Esci con un piano costruito con le tue risposte e quattordici giorni per provarlo, con un diario e revisioni ai giorni 7, 14 e 30. Seguono brevi check-in via email ai giorni 1, 7, 14 e 30. È nuovo, quindi non ci sono ancora dati sui risultati. Se lo stress non si attenua, o inizia a ostacolare la tua vita di tutti i giorni, o quello che stai provando da solo non ti aiuta, rivolgiti a un medico.

Guide correlate: la concentrazione al lavoro, la procrastinazione al lavoro, sentirsi sopraffatti, il carico mentale e, per i datori di lavoro, lo stress sul lavoro.

Domande frequenti

Come dire di no al lavoro senza sembrare pigro?

Parti dall’obiettivo che condividete, sii specifico su che cosa ostacola e porta delle opzioni. Il consiglio di Rebecca Knight è offrire tre idee e nominare che cosa potrebbe essere rimandato, delegato, eliminato o ridimensionato (HBR, 2017). Una proposta mostra che ti sta a cuore che il lavoro venga fatto.

Come dire al mio capo che ho troppo lavoro?

Scegli una richiesta, di’ che cosa ostacola, offri fino a tre idee e concorda una data di revisione. Sollevala presto: così il tuo responsabile ha la possibilità di aiutarti (HSE).

E se il mio responsabile dice che tutto è una priorità?

Chiedigli di mettere in ordine la tua lista, oppure proponi tu un ordine e chiedi che cosa cambierebbe. Scrivi che cosa avete concordato e quando ne riparlerete. Annota ogni volta che il piano cambia e con quanto preavviso.

Il mio datore di lavoro deve fare qualcosa sul carico di lavoro?

In alcuni paesi, sì. In Gran Bretagna, Francia, Spagna, Portogallo, Italia e Germania, i datori di lavoro devono valutare i rischi legati al lavoro, e le indicazioni ufficiali includono lo stress o il carico psicologico. Non abbiamo ancora verificato l’Irlanda, l’Australia e gli altri paesi.

E se lavoro per dei clienti, non per un datore di lavoro?

Le regole per i datori di lavoro non ti riguardano, ma lo stesso approccio funziona: concorda una scadenza, il perimetro e i tuoi orari di contatto, scrivili nelle tue proposte e offri un quando invece di un sì secco.

Fonti

Questo articolo attinge ai consigli di Rebecca Knight e di Susan Ashford e James Detert su Harvard Business Review, al lavoro di Rob Cross, Reb Rebele e Adam Grant sul sovraccarico collaborativo, a un sondaggio Acas su dipendenti britannici, alle indicazioni pubbliche britanniche di HSE e Acas, a studi su orari, job crafting, tempo, abitudini e il prendere la parola, ai video di Gennaro Romagnoli e Pedro Calabrez, e alle norme sulla sicurezza sul lavoro di sei paesi.

• Rebecca Knight, Tell your boss you have too much work without looking like a slacker (consiglio di management, Harvard Business Review, 2017)
• Susan J. Ashford and James R. Detert, Get the boss to buy in (articolo di ricercatori, Harvard Business Review, 2015; letta la parte gratuita)
• Rob Cross, Reb Rebele and Adam Grant, Collaborative overload (articolo, Harvard Business Review, 2016)
• Acas, Stress and anxiety at work: personal or cultural? (sondaggio YouGov su 2.000 adulti occupati, Gran Bretagna, 2019)
• HSE, Help for workers on stress at work (indicazioni pubbliche, Gran Bretagna, 2024)
• Acas, Supporting workers: managing work-related stress (indicazioni pubbliche per i responsabili, Regno Unito, 2025)
• Schneider and Harknett, Routine work-schedule instability and worker well-being (indagine su lavoratori a ore del settore dei servizi negli Stati Uniti, American Sociological Review, 2019)
• Tims, Bakker and Derks, The impact of job crafting (studio in tre rilevazioni in un impianto chimico, Journal of Occupational Health Psychology, 2013; letta la sintesi)
• Zauberman and Lynch, Resource slack and discounting of time versus money (esperimenti, Journal of Experimental Psychology: General, 2005; letta la sintesi)
• Schwabe and Wolf, Stress prompts habit behavior in humans (esperimento di laboratorio, Journal of Neuroscience, 2009)
• Detert and Burris, Leadership behavior and employee voice (studio sul campo in una catena di ristoranti statunitense, Academy of Management Journal, 2007; letta la sintesi)
• Gennaro Romagnoli, Come imparare a dire di no (video YouTube, PsiNel, in italiano, 2024)
• Pedro Calabrez, Aprenda a impor respeito e dizer não (video YouTube, NeuroVox, in portoghese brasiliano, 2021)
• Michael Fuhlrott, Arbeitsrechtliche Überlastungsanzeige (articolo giuridico specialistico, LTO Karriere, in tedesco, 2020)
• INRS, Stress au travail: réglementation (istituto nazionale francese, in francese, 2023)
• Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (legge spagnola, in spagnolo) e INSST, Riesgos laborales psicosociales (istituto nazionale spagnolo, in spagnolo, 2026)
• Lei n.º 102/2009 (legge portoghese, in portoghese)
• INAIL, Rischio stress lavoro-correlato (istituto nazionale italiano, in italiano, 2026)
• Gouvernement du Québec, Gérer le stress, l'anxiété et la déprime (pagina di salute pubblica, in francese, 2023; citata, senza link: la pagina riporta un numero di assistenza telefonica)
• Arbeitsschutzgesetz § 5 (legge tedesca, in tedesco)