Nein sagen bei der Arbeit, wenn du schon überlastet bist

Um bei der Arbeit Nein zu sagen, wenn du schon überlastet bist, verhandle die Veränderung, statt still zurückzuschrauben. Bei einer neuen Bitte halte inne und biete ein Wann an: „Jetzt nicht. Ich kann es am Donnerstag machen.“ Für die Arbeitslast, die du jede Woche trägst, sprich eine bestimmte Anforderung bei der Person an, die sie festlegt, bring drei Ideen mit, was warten, verschoben, gestrichen oder verkleinert werden könnte, und vereinbare ein Datum, um wieder draufzuschauen. Niemand kann ein Ja versprechen, aber einem Vorschlag stimmt man leichter zu als einer Beschwerde.

Damit bist du in großer Gesellschaft. In einer YouGov-Umfrage von 2019 unter 2.000 erwerbstätigen Erwachsenen in Großbritannien für Acas, den britischen Beratungsdienst für Arbeitsbeziehungen, war die Arbeitslast die meistgenannte Ursache für Stress bei der Arbeit (60 %). Doch weniger als die Hälfte (43 %) sagte, sie würde mit ihrer Führungskraft sprechen, wenn sie bei der Arbeit gestresst wäre, obwohl 72 % es als Teil der Rolle einer Führungskraft sahen, Stress zu erkennen und anzugehen (Acas, 2019).

Ein Wort zum Rahmen. Dieser Artikel geht um Alltagsstress durch die Last von Arbeit, Zuhause und der Sorge für andere. In den Worten des 1h Protocol gegen Alltagsstress: „Dies ist ein Wellness-Programm über Alltagsstress durch die Last, die du bei der Arbeit, zu Hause und in der Sorge für andere trägst, keine Gesundheitsversorgung. Es gibt keinen medizinischen Rat, stellt keine Diagnosen und behandelt nichts. Es ist nicht für Burnout, Angststörungen, Depressionen oder Traumata gedacht.“

Warum das Ja so leicht fällt

1. Ein späteres Ja fühlt sich kostenlos an

Mitten am Tag kommt eine Bitte, und die schnelle Antwort ist Ja. Ja fühlt sich kostenlos an, weil die Kosten später kommen. In einer Reihe von Experimenten erwarteten Menschen, in Zukunft mehr freie Zeit zu haben als jetzt, bei Zeit stärker als bei Geld (Zauberman and Lynch, 2005). Deshalb wirkt „nächste Woche“ immer geräumiger, als sie sein wird, und sie füllt sich.

Druck macht es schlimmer. In einer Laborstudie griffen Menschen unter Stress stärker auf Gewohnheiten zurück als Menschen ohne Stress (Schwabe and Wolf, 2009). Das als „Ja ist die Gewohnheit“ zu lesen, ist ein eigener Schritt des Programms, ein Ausgangspunkt.

2. Die zusätzlichen Bitten landen bei wenigen

Rob Cross, Reb Rebele und Adam Grant untersuchten, was sie Collaborative Overload nennen: Bitten um Input, Rat, Zugang und Meetings. In den untersuchten Unternehmen leistete ein kleiner Teil der Beschäftigten einen großen Teil der zusätzlichen Hilfe, und gerade diese Helfenden liefen am ehesten Gefahr, darunter begraben zu werden (Harvard Business Review, 2016). Ihr Rat an Führungskräfte ist, den meistgefragten Helfenden zu zeigen, wie sie Bitten filtern und priorisieren, und ihnen die „Erlaubnis zu geben, Nein zu sagen (oder nur die Hälfte der erbetenen Zeit einzuplanen)“. Wenn du die Person bist, die alle fragen, bitte laut um diese Erlaubnis.

Warum genaueres Sortieren es nicht löst

3. Wenn andere die Last festlegen, ist es eine Frage der Hands

Das Stressprogramm betrachtet jeden vollen Tag in drei Teilen: die Load (wie viel gleichzeitig offen ist), die Hands (wessen Sache es ist und wer sie teilt) und das Refill (Pausen, ein Ende des Tages, die Grundlagen). Nein sagen gehört zu den Hands. Das passende Muster ist The Out-of-Your-Hands Load: Andere entscheiden, was auf dich zukommt und wann. Du kannst deine Liste sorgfältig sortieren und den Tag trotzdem verlieren.

Unvorhersehbarkeit bringt ihr eigenes Gewicht mit. In einer großen US-Umfrage unter stundenweise bezahlten Beschäftigten im Dienstleistungssektor hingen instabile und unvorhersehbare Dienstpläne mit psychischer Belastung, schlechtem Schlaf und Unzufriedenheit zusammen, viel stärker als niedriger Lohn (Schneider and Harknett, 2019). Es ist eine Umfrage, sie zeigt also einen Zusammenhang, keine Ursache. Robert Sapolskys Liste dessen, was Druck schwerer macht, die unser Leitfaden Stress bewältigen behandelt, beginnt mit denselben zwei Dingen: keine Kontrolle und keine Vorhersehbarkeit.

4. Still weniger zu tun ändert nicht, was auf dich zukommt

Die verlockende Abkürzung ist, zurückzuschrauben, ohne es zu sagen. Eine Studie in einem Chemiewerk begleitete Beschäftigte, die ihre eigenen Stellen umgestalteten. Wer sich mehr Ressourcen suchte, etwa Unterstützung und Feedback, bekam sie auch. Wer versuchte, die eigenen Anforderungen zu reduzieren, sah keine Veränderung bei den Anforderungen (Tims, Bakker and Derks, 2013). Deshalb heißt „streichen“ im Stressprogramm immer: offen gesagt oder vereinbart. Das Nein muss gehört werden, um etwas zu ändern.

Sag „jetzt nicht“, mit einem Wann

5. Halte vor dem Ja inne

Für eine neue Bitte ist der Satz des Programms eine kurze Pause und ein Wann: „Jetzt nicht. Ich kann es am Donnerstag machen“, mit einem echten Tag, den du auf deiner Liste siehst. Oder bitte um Hilfe dabei. Das ist immer noch eine Zusage, nur mit einem laut ausgesprochenen Wann. Wenn es dir schwerfällt, das spontan zu sagen: „Ich schau auf meine Liste und melde mich.“

Niemand hat genau diesen Satz in einer Studie getestet, deshalb kennzeichnet das Programm ihn als Ausgangspunkt. Er baut auf öffentlichen Empfehlungen auf, etwa denen der öffentlichen Gesundheitsbehörde von Québec, die rät, Grenzen zu setzen, zum Beispiel eine Aufgabe abzulehnen, die du nicht machen willst und die nicht wesentlich ist (Gouvernement du Québec, 2023), und auf der Forschung oben.

Wenn du für jemanden sorgst: Wenn diese Person dich jetzt braucht, ist das kein „jetzt nicht“. Der Satz ist für die anderen Anforderungen (siehe Stress bei pflegenden Angehörigen).

6. Nenn die Priorität hinter dem Nein

Gennaro Romagnoli, aus der italienischen Psychologie und mit großer YouTube-Reichweite, beschreibt ein Nein, das eine Priorität nennt: Ich kann nicht, weil ich schon etwas anderes zugesagt habe, und mein Wort dazu zu halten, ist mir wichtig (PsiNel, 2024). Romagnoli fügt sorgfältig hinzu, dass das der anderen Person nicht sagt, ihre Bitte sei weniger wichtig; es hält dich bei dem, was du schon versprochen hattest. (Das Video endet mit Werbung für die eigene App des Kanals, die wir nicht empfehlen und nicht verlinken.)

Pedro Calabrez, in Brasilien in Neurowissenschaft und Lehre tätig und auf dem Kanal NeuroVox zu sehen, behandelt Neinsagen als Fähigkeit, die man übt, beginnend dort, wo es am leichtesten ist, bis hin zu den Menschen, die einem am nächsten stehen. Bei der Arbeit rät Calabrez, höflich zu sagen, dass du nicht kannst, weil du viel zu liefern hast, und es ruhig zu wiederholen, wenn die Person nachhakt (NeuroVox, 2021). Beide lehren auch ein schlichtes Nein ohne Begründung; das Programm hängt ein Wann oder einen Vorschlag an, was bei der Arbeit das Gespräch offen hält.

„Finde Projekte, die verschoben, delegiert, gestrichen oder verkleinert werden können.“ Rebecca Knight

Sprich die dauerhafte Last an, mit einem Vorschlag

7. Mach einen Vorschlag daraus

Wenn das Problem nicht eine Bitte ist, sondern die wöchentliche Last, kommt ein „jetzt nicht“ nicht heran. Sprich es bei der Person an, die sie festlegt. Rebecca Knights Rat in der Harvard Business Review ist ein gutes Skript (HBR, 2017):

• Fang bei dem an, was ihr beide wollt: „Beginne damit, die gemeinsamen Ziele der Organisation zu benennen, damit ihr sicher auf demselben Stand seid.“
• Sag, was im Weg steht: „Sei so konkret wie möglich.“ Knights Beispiele: ein Auftrag, der viel zeitaufwendige Recherche braucht, oder ein neues Team, das du führen sollst und das weniger Zeit für die tägliche Arbeit lässt.
• Bring Optionen mit: „Biete drei Ideen an, wie sich das Problem angehen lässt“: eine Aufgabe vierteljährlich statt monatlich, eine Kollegin oder ein Kollege springt ein, zusätzliche Hilfe wird eingestellt. Nenn, was „verschoben, delegiert, gestrichen oder verkleinert“ werden könnte.

Susan Ashford und James Detert, die untersucht haben, wie Beschäftigte Themen bei Vorgesetzten ansprechen, ergänzen zur Rahmung: Richte den Vorschlag auf das aus, was der entscheidenden Person wichtig ist, verbinde ihn mit ihren Prioritäten, wähl den richtigen Zeitpunkt und „schlag Lösungen vor oder zumindest Wege, eine zu finden“ (HBR, 2015).

8. Sprich es früh an und vereinbare ein Datum

Die britische Arbeitsschutzbehörde Health and Safety Executive rät Beschäftigten, früh mit jemandem zu sprechen, etwa mit ihrer Führungskraft: „Wenn du so bald wie möglich mit ihnen sprichst, gibt ihnen das die Chance zu helfen und zu verhindern, dass die Situation schlimmer wird“ (HSE). Der Leitfaden von Acas für Führungskräfte rät, einen Aktionsplan zu vereinbaren, mit dem Problem, der vorgeschlagenen Lösung, den Maßnahmen und „einem Datum, um den Plan zu überprüfen und zu sehen, ob er sein Ziel erreicht hat“ (Acas, 2025).

Das Überprüfungsdatum macht aus „Ich schau, was ich tun kann“ etwas, auf das ihr beide zurückkommt. Ein Plan, der sich ständig ändert, ist ein Beleg für die nächste Bitte: Notier, wann er sich geändert hat und wie viel Vorlauf du hattest. Das Programm fragt nach vier kurzen Antworten: wen du fragen würdest, was im Weg steht, bis zu drei Ideen und das Datum, um wieder draufzuschauen. Wie der „Jetzt nicht“-Satz wurde auch genau dieses Gespräch nicht in einer Studie getestet; es ist das, was öffentliche Leitfäden und Managementautorinnen und -autoren raten, sieh es also als Ausgangspunkt.

9. Wenn es sich riskant anfühlt, es anzusprechen

Das kann es sein. In einer Studie mit Beschäftigten und Führungskräften einer US-Restaurantkette sprachen Beschäftigte mehr an, wenn ihre Führungskräfte dafür offen waren (Detert and Burris, 2007). Wenn deine es nicht ist, ist auch das etwas, das du über die Stelle wissen solltest. Die HSE nennt in Großbritannien andere Wege: eine gewerkschaftliche Vertretung, eine Beschäftigtenvertretung oder die Personalabteilung. Wenn jetzt der falsche Moment ist, schreib die Bitte mit ihrem Datum auf und wähl deinen Moment.

Wisse, was dein Land sagt

Du musst nicht mit leeren Händen kommen. In mehreren Ländern sagt das Gesetz schon etwas dazu, was auf dich zukommt. Soweit wir sie geprüft haben:

• In Großbritannien ist dein Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Risiken für deine Gesundheit durch Stress bei der Arbeit zu beurteilen und dir die Ergebnisse mitzuteilen (HSE).
• In Frankreich muss dein Arbeitgeber Risiken beurteilen und deine körperliche und psychische Gesundheit schützen, und das schließt Stress bei der Arbeit ein (INRS).
• In Spanien muss dein Arbeitgeber Risiken bei der Arbeit beurteilen und ihnen vorbeugen, und das spanische Institut für Arbeitssicherheit zählt zu viel Arbeit dazu (BOE; INSST).
• In Portugal muss dein Arbeitgeber sicherstellen, dass psychosoziale Risiken bei der Arbeit deiner Gesundheit nicht schaden (Lei 102/2009).
• In Italien muss dein Arbeitgeber arbeitsbedingten Stress wie jedes andere Risiko beurteilen und steuern (INAIL).
• In Deutschland muss die Gefährdungsbeurteilung deines Arbeitgebers psychische Belastungen bei der Arbeit abdecken (ArbSchG § 5). Du kannst deiner Führungskraft auch schriftlich mitteilen, dass die Arbeit mehr ist, als du gut schaffen kannst, eine Überlastungsanzeige. Michael Fuhlrott, Professur für Arbeitsrecht, rät, sie sachlich und konkret zu halten, und warnt, dass viele Arbeitgeber sie nicht gern sehen und die Beschäftigten womöglich als weniger belastbar wahrnehmen (LTO Karriere, 2020). Sie entbindet dich nicht von der Arbeit.
• Für Irland und Australien haben wir die Regeln für Arbeitgeber noch nicht geprüft. Andere Länder sind hier nicht abgedeckt.

Das ist das Minimum. Du kannst trotzdem um mehr bitten, als die Regeln geben: mehr Vorlauf, Hilfe, einen anderen Weg oder einen Aufschub. Für die Abendseite einer überladenen Stelle, einschließlich des Rechts auf Nichterreichbarkeit, siehe nach der Arbeit abschalten.

Mach aus deiner Bitte einen Plan

Um deine eigene Last durchzuarbeiten, probier das 1h Protocol gegen Alltagsstress, ein Programm mit praktischer Wissensvermittlung für Erwachsene ab 18. Sein kostenloses erstes Kapitel findet dein Stressmuster, eines von fünf Mustern oder das Tune-up, mit einem ersten Schritt zum Ausprobieren; bei The Out-of-Your-Hands Load ist das, die drei Anforderungen aufzuschreiben, die andere festlegen, und worum du bitten würdest. Das ganze Programm dauert etwa eine Stunde. Es bringt deine Last auf eine Seite, mit einer Markierung für jede Anforderung, zeigt die Regeln deines Landes, wo sie abgedeckt sind, und hilft dir, deine Bitte zu entwerfen, mit einem Überprüfungsdatum, das in deine Kalenderdatei kommt. Am Ende hast du einen Plan aus deinen eigenen Antworten und vierzehn Tage zum Ausprobieren, mit einem Logbuch und Rückblicken an Tag 7, 14 und 30. Danach folgen kurze Check-ins per E-Mail an Tag 1, 7, 14 und 30. Es ist neu, daher gibt es noch keine Ergebnisdaten dazu. Wenn der Stress nicht nachlässt oder dir den Alltag schwer macht, geh zu einer Ärztin oder einem Arzt. Auch dann, wenn das, was du selbst ausprobierst, nicht hilft.

Verwandte Leitfäden: Fokus bei der Arbeit, Prokrastination bei der Arbeit, Überforderung, Mental Load und, für Arbeitgeber, Stress am Arbeitsplatz.

Häufige Fragen

Wie sage ich bei der Arbeit Nein, ohne faul zu wirken?

Fang mit dem gemeinsamen Ziel an, sei konkret, was im Weg steht, und bring Optionen mit. Rebecca Knights Rat ist, drei Ideen anzubieten und zu nennen, was verschoben, delegiert, gestrichen oder verkleinert werden könnte (HBR, 2017). Ein Vorschlag zeigt, dass dir wichtig ist, dass die Arbeit erledigt wird.

Wie sage ich meiner Führungskraft, dass ich zu viel Arbeit habe?

Wähl eine Anforderung, sag, was im Weg steht, biete bis zu drei Ideen an und vereinbare ein Überprüfungsdatum. Sprich es früh an, das gibt deiner Führungskraft die Chance zu helfen (HSE).

Was, wenn meine Führungskraft sagt, alles habe Priorität?

Bitte darum, deine Liste zu ordnen, oder schlag eine Reihenfolge vor und frag, was geändert werden sollte. Schreib auf, was ihr vereinbart habt und wann ihr wieder draufschaut. Notier jedes Mal, wenn sich der Plan ändert, und wie viel Vorlauf du hattest.

Muss mein Arbeitgeber etwas gegen die Arbeitslast tun?

In manchen Ländern ja. In Großbritannien, Frankreich, Spanien, Portugal, Italien und Deutschland müssen Arbeitgeber arbeitsbedingte Risiken beurteilen, und die offiziellen Leitfäden schließen Stress oder psychische Belastung ein. Irland, Australien und andere Länder haben wir noch nicht geprüft.

Was, wenn ich für Kundinnen und Kunden arbeite und nicht für einen Arbeitgeber?

Die Regeln für Arbeitgeber gelten dann nicht für dich, aber derselbe Ansatz funktioniert: Vereinbare eine Frist, den Umfang und deine Kontaktzeiten, schreib sie in deine Angebote und biete ein Wann statt eines glatten Ja an.

Quellen

Dieser Artikel stützt sich auf die Ratschläge von Rebecca Knight sowie von Susan Ashford und James Detert in der Harvard Business Review, die Arbeit von Rob Cross, Reb Rebele und Adam Grant zu Collaborative Overload, eine Acas-Umfrage unter britischen Beschäftigten, öffentliche britische Leitfäden von HSE und Acas, Studien zu Dienstplänen, Job Crafting, Zeit, Gewohnheit und dem Ansprechen von Themen, Videos von Gennaro Romagnoli und Pedro Calabrez sowie die Arbeitsschutzregeln von sechs Ländern.

• Rebecca Knight, Tell your boss you have too much work without looking like a slacker (Managementtipp, Harvard Business Review, 2017)
• Susan J. Ashford and James R. Detert, Get the boss to buy in (Artikel von Forschenden, Harvard Business Review, 2015; frei zugänglicher Teil gelesen)
• Rob Cross, Reb Rebele and Adam Grant, Collaborative overload (Artikel, Harvard Business Review, 2016)
• Acas, Stress and anxiety at work: personal or cultural? (YouGov-Umfrage unter 2.000 erwerbstätigen Erwachsenen, Großbritannien, 2019)
• HSE, Help for workers on stress at work (öffentlicher Leitfaden, Großbritannien, 2024)
• Acas, Supporting workers: managing work-related stress (öffentlicher Leitfaden für Führungskräfte, Vereinigtes Königreich, 2025)
• Schneider and Harknett, Routine work-schedule instability and worker well-being (Umfrage unter stundenweise bezahlten Beschäftigten im US-Dienstleistungssektor, American Sociological Review, 2019)
• Tims, Bakker and Derks, The impact of job crafting (Studie mit drei Messzeitpunkten in einem Chemiewerk, Journal of Occupational Health Psychology, 2013; Zusammenfassung gelesen)
• Zauberman and Lynch, Resource slack and discounting of time versus money (Experimente, Journal of Experimental Psychology: General, 2005; Zusammenfassung gelesen)
• Schwabe and Wolf, Stress prompts habit behavior in humans (Laborexperiment, Journal of Neuroscience, 2009)
• Detert and Burris, Leadership behavior and employee voice (Feldstudie in einer US-Restaurantkette, Academy of Management Journal, 2007; Zusammenfassung gelesen)
• Gennaro Romagnoli, Come imparare a dire di no (YouTube-Video, PsiNel, Italienisch, 2024)
• Pedro Calabrez, Aprenda a impor respeito e dizer não (YouTube-Video, NeuroVox, brasilianisches Portugiesisch, 2021)
• Michael Fuhlrott, Arbeitsrechtliche Überlastungsanzeige (juristischer Fachartikel, LTO Karriere, Deutsch, 2020)
• INRS, Stress au travail: réglementation (französisches nationales Institut, Französisch, 2023)
• Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (spanisches Gesetz, Spanisch) und INSST, Riesgos laborales psicosociales (spanisches nationales Institut, Spanisch, 2026)
• Lei n.º 102/2009 (portugiesisches Gesetz, Portugiesisch)
• INAIL, Rischio stress lavoro-correlato (italienisches nationales Institut, Italienisch, 2026)
• Gouvernement du Québec, Gérer le stress, l'anxiété et la déprime (öffentliche Gesundheitsseite, Französisch, 2023; genannt, nicht verlinkt: Die Seite nennt eine Hotline)
• Arbeitsschutzgesetz § 5 (deutsches Gesetz, Deutsch)